ضبط تكاليف المشاريع: ما يعرضه نظام ERP للمقاول أسبوعيًا

كل أسبوع، يجب أن يجيب مدير المشروع لدى المقاول عن خمسة أسئلة في أقل من عشر دقائق: هل نكسب بقدر ما ننفق؟ هل نحن على الجدول الزمني؟ ما الأعمال التي نفذناها ولم نُطالب بها أو لم نقبض قيمتها؟ ما السيولة التي نحتاجها في الربع القادم؟ وما حدود العقود التي اقتربنا من تجاوزها؟ إذا كانت الإجابات موزعة على خمسة جداول بيانات يملكها خمسة أشخاص، فستصل متأخرة ومتضاربة. نظام ERP المهيأ لضبط تكاليف المشاريع يضعها في شاشة واحدة، من الأرقام نفسها، كل أسبوع.

هذا المقال موجّه إلى المقاولين ومقاولي الباطن العاملين في المشاريع الحكومية والخاصة في المملكة، وإلى مسؤولي مكاتب إدارة المشاريع والإدارات المالية الذين يرفعون تقاريرها. يحدد ما يجب أن تتضمنه الصورة الأسبوعية، والمقاييس التي تقوم عليها، والأحكام النظامية السعودية التي يجب أن يتتبعها النظام.

الصورة الأسبوعية في صفحة واحدة

القسم	ما يعرضه	من يتصرف بناءً عليه
التكلفة حسب رمز التكلفة	الميزانية، والالتزامات، والفعلي، والمتوقع عند الإنجاز، والانحراف	مدير المشروع ومراقب التكاليف
القيمة المكتسبة	القيمة المخططة، والقيمة المكتسبة، والتكلفة الفعلية، ومؤشر أداء التكلفة، ومؤشر أداء الجدول	مدير المشاريع
أوامر التغيير	المقدمة، والمعتمدة، والمعلقة، والمرفوضة، والإجمالي التراكمي مقابل سقف العقد	المدير التجاري
المستخلصات	المطالب به، والمعتمد، والمدفوع، وأعمار المبالغ المعتمدة غير المدفوعة	المالية والإدارة التجارية
المحتجزات والضمانات	المحتجز لدى المالك، والمحتجز من مقاولي الباطن، والضمانات البنكية وتواريخ انتهائها	المالية
توقعات السيولة	التدفقات الداخلة والخارجة أسبوعيًّا للأسابيع الثلاثة عشر القادمة	المدير المالي
موقف مقاولي الباطن	الملتزم به، والمعتمد، والمدفوع، والخصومات المرتدة	المشتريات ومدير المشروع

كل قسم يأتي من معاملات موجودة في النظام أصلًا: أوامر الشراء، وسندات الاستلام، وسجلات الدوام، وشهادات مقاولي الباطن، ومستخلصات المالك. لا أحد يُدخل رقمًا يدويًّا في التقرير الأسبوعي.

القيمة المكتسبة دون تنظير

تقارن القيمة المكتسبة بين ثلاثة أرقام. القيمة المخططة هي التكلفة المعتمدة للأعمال المجدولة حتى تاريخه. والقيمة المكتسبة هي التكلفة المعتمدة للأعمال المنجزة فعلًا. والتكلفة الفعلية هي ما كلّفته تلك الأعمال المنجزة. ومنها يُحسب مؤشر أداء التكلفة بقسمة القيمة المكتسبة على التكلفة الفعلية، ومؤشر أداء الجدول بقسمة القيمة المكتسبة على القيمة المخططة. القيمة 1.0 تعني أن المشروع على المستهدف، وما دونها يعني تجاوزًا في التكلفة أو تأخرًا في الجدول. هذه هي التعريفات المعتمدة في أدبيات القيمة المكتسبة لدى PMI.

المعادلات بسيطة، أما الانضباط فليس كذلك. ثلاث قواعد تجعل القيمة المكتسبة صادقة في الموقع:

• اتفق على قاعدة قياس الإنجاز لكل نشاط قبل بدء العمل. الوحدات المركبة للأنابيب والكابلات. ومراحل موزونة للمعدات: التوريد، ثم التثبيت، ثم التوصيل، ثم الاختبار. ونسبة الإنجاز التقديرية فقط حيث لا يصلح غيرها، مع وسمها بذلك.
• اربط رموز التكلفة بجدول الكميات. إذا بُنيت الميزانية بهيكل وجدول كميات المالك بهيكل آخر، فلن يستطيع أحد مطابقة الإنجاز مع المستخلصات.
• أغلق الفترة أسبوعيًّا في اليوم نفسه. يجب أن تصف التكاليف والإنجاز الفترة نفسها. دفعة متأخرة من سجلات الدوام كفيلة بأن تُظهر أسبوعًا سليمًا بصورة سيئة.

اقرأ المؤشرات اتجاهًا لا لقطة. مؤشر تكلفة يتراجع ثلاثة أسابيع متتالية على رمز تكلفة واحد إنذار مبكر. أما هبوط أسبوع واحد فغالبًا خلل في إغلاق الفترة.

أوامر التغيير: تابع السقف لا السجل فقط

بحسب المادة التاسعة والستين من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية الحالي، للجهة الحكومية إصدار أوامر تغيير بالزيادة بما لا يتجاوز 10% من قيمة العقد، وبالتخفيض بما لا يتجاوز 20%. في العقود الحكومية، يجب أن يعرض النظام لكل عقد القيمة التراكمية لأوامر التغيير المعتمدة والمعلقة مقابل هذا السقف، ليرى الفريق التجاري الحد قادمًا قبل أن يثيره المالك.

ثلاثة أرقام تهم كل أسبوع:

1. أوامر التغيير المعتمدة، وقد دخلت في قيمة العقد المعدلة.
2. أوامر التغيير المعلقة، قُدمت ولم تُعتمد.
3. الأعمال غير المقدمة، أي أعمال صدر بها توجيه في الموقع ولم تُسعّر أو تُقدَّم بعد.

الرقم الثالث هو حيث يتسرب الهامش. عمل نُفذ بناءً على تعليمات موقع دون تقديم أمر تغيير هو تكلفة بلا طريق إلى الإيراد. وكل حالة منها تحتاج إلى مسؤول وتاريخ تقديم.

وأوامر التغيير تحرك الجدول الزمني أيضًا. فالمادة الرابعة والسبعون من النظام نفسه تحدد حالات تمديد العقد والإعفاء من الغرامة، ومنها تكليف المتعاقد بأعمال إضافية، والتأخير الذي يعود إلى الجهة الحكومية. اربط كل أمر تغيير بأثره على الجدول وبطلب التمديد المرتبط به، لأن غرامة التأخير بحسب المادة الثانية والسبعين قد تصل إلى 20% من قيمة العقود غير عقود التوريد.

المستخلصات والمحتجزات والسيولة

الربح على الورق لا يدفع الرواتب. ومشروع بهامش جيد قد تنفد سيولته. لذلك تتبع الصورة الأسبوعية كل ريال من الموقع إلى البنك:

• المطالب به والمعتمد والمدفوع. الفرق بين ما طالبت به وما اعتمده المالك تسرّب في المستخلصات؛ تتبعه حسب البند لتعرف هل المشكلة في القياس أم في المستندات أم في خلاف.
• أعمار المبالغ المعتمدة غير المدفوعة لكل مالك. وتوضح وزارة المالية أن النظام الجديد يشترط معالجة المستحقات المالية للقطاع الخاص وفق آجالها لتتمكن الجهة الحكومية من توقيع التزامات تعاقدية جديدة. ولهذا يجب أن يسجل نظامك تواريخ الاستحقاق بدقة تكفي لإظهار المتأخر منها.
• استرداد الدفعة المقدمة. بحسب المادة السادسة والستين من النظام الحالي، تُصرف الدفعة المقدمة مقابل ضمان بنكي مساوٍ لقيمتها. اعرض الرصيد المتبقي استرداده من المستخلصات القادمة والضمان الذي يغطيه.
• الضمان النهائي. تشترط المادة الحادية والستون ضمانًا نهائيًّا بنسبة 5% من قيمة العقد ممن تتم الترسية عليه. تابع مبلغ كل ضمان وتاريخ انتهائه، مع تنبيهات قبل الانتهاء بوقت كافٍ.
• المحتجزات. اعرض المحتجز لدى كل مالك والمحتجز من كل مقاول باطن، وفق شروط كل عقد، مع تواريخ الإفراج المتوقعة. المحتجزات نقد حقيقي له تاريخ.
• توقعات السيولة لثلاثة عشر أسبوعًا. تُبنى من الجدول الزمني ودورة المستخلصات وشروط السداد للموردين والرواتب. وهي أول ما يجب أن يراه المدير المالي.

نظامان للمنافسات في محفظة واحدة

صدر نظام جديد للمنافسات والمشتريات الحكومية بموجب المرسوم الملكي رقم م/76 وتاريخ 1448/02/27هـ. وينص قرار مجلس الوزراء المصاحب له على أن نظام 1440هـ يُطبَّق على الأعمال والمشتريات الحكومية التي طُرحت أثناء سريانه. وبالنسبة للمقاول، يعني ذلك العمل بنظامين في محفظة واحدة لسنوات قادمة.

لا تبرمج القواعد بشكل ثابت. سجّل النظام الحاكم لكل عقد، واجعل سقف أوامر التغيير وحدود الغرامات ونسب الضمانات وشروط السداد معاملاتٍ في العقد نفسه. وحين تنطبق الأحكام التفصيلية للنظام الجديد على عقد ما، تغيّر المعاملات لا البرمجيات. والأمر نفسه في العقود الخاصة، فأحكامها ما وقّعت عليه.

التواريخ والتقويمات والاعتمادات

العقود والخطابات والمراسلات الحكومية في المملكة تحمل التاريخ الهجري في الغالب، بينما تعمل الجداول الزمنية والمالية عادةً بالميلادي. سجّل التاريخين لكل موعد تعاقدي: الترسية، وتسليم الموقع، والإنجاز، وانتهاء الضمان. وخطأ واحد في تحويل تاريخ الإنجاز مكلف حين تبدأ عليه ساعة الغرامة.

والاعتمادات تحتاج إلى العناية نفسها. أمر تغيير يسعّره مهندس الكميات، ويراجعه المدير التجاري، ويقبله مدير المشروع، يجب أن يترك هذا الأثر في النظام. وكذلك كل تعاقد من الباطن، فالمادة الحادية والسبعون تشترط موافقة مكتوبة من الجهة الحكومية قبل أن يتعاقد المتعاقد من الباطن على جزء من الأعمال.

قائمة تحقق: التقرير الأسبوعي جاهز حين

• يكون لكل بند تكلفة ميزانية والتزام وفعلي ومتوقع عند الإنجاز، من المعاملات لا من أرقام مُدخلة يدويًّا.
• يظهر مؤشرا أداء التكلفة والجدول لكل مشروع ولكل رمز تكلفة رئيسي، مع اتجاه أربعة أسابيع.
• تنقسم أوامر التغيير إلى معتمدة ومعلقة وغير مقدمة، مع القيمة التراكمية مقابل سقف العقد.
• تعرض المستخلصات المطالب به والمعتمد والمدفوع، مع الأعمار لكل مالك.
• تظهر المحتجزات وأرصدة الدفعات المقدمة وتواريخ انتهاء الضمانات لكل عقد.
• تتطابق توقعات السيولة لثلاثة عشر أسبوعًا مع الجدول الزمني ودورة المستخلصات.
• يحمل كل عقد نظامه الحاكم وحدوده الخاصة بوصفها معاملات.
• يُرفق بكل انحراف كبير سببه ومالكه وتاريخ الإجراء التالي، حتى لا يتحول الاجتماع الأسبوعي إلى قراءة أرقام دون قرار.

تنفّذ تقنِ أنظمة ERP وإدارة المشاريع لضبط التكاليف والمشتريات وتسليم المشاريع، مع التكامل مع أدوات الجدولة والمالية التي تعملون بها حاليًّا، والتدريب والتسليم ليملك فريقكم النتيجة. وللمقاولين في البرامج الكبرى، اطّلع على التطبيق في قطاع الإنشاءات والمشاريع الكبرى.

ابدأ مما تعرضه تقاريرك اليوم

احجز مراجعة أدوات التشغيل والتقارير. في مكالمة مدتها 45 دقيقة عن أدواتك الحالية وتقاريرك الأسبوعية، نوضح أي هذه الأرقام لديك فعلًا، وأيها ناقص، وما يلزم لوضعها في شاشة واحدة. المراجعة مجانية.